5S管理

5S管理,5S是指:

整理(Structurise)
整頓(Systematise)
整掃(Sanitise)
整潔(Standardise)
紀律(Self-discipline)

5S管理來源於日本。

何謂整理

「整理」是5S的第一步驟,指的是丟掉工作場所中無用的、多餘的、不相關的東西。
整理首先將物品分為工作上需要與不需要,儘可能將需要的項目分類減到最少,並放在方便取得的地方。
員工在進行整理時,要丟掉無用的東西時,不要覺得不好意思。 東西的保存是很重要的,但是要將什麼東西丟棄一樣很重要,最重要的是要知道什麼東西可以丟,什麼東西應該保留,也要把該留的東西放在以後找得到的地方。很 多人就是捨不得丟東西,他們常會說「你不知道以後可能會再用到」。

此觀念是確保工作場所留下的東西是與工作有關,且所需的品項儘可能最少。
在執行整理時要問下列幾個問題:工作可以簡化嗎?資料是否已經過時?是否已經將空間做有效的規劃?項目標示清楚嗎?是否經常處理垃圾?因為整理,工作得以簡化、空間能有效利用、物品得以審慎購置。
整理可以應用在幾個較典型的例子,如工作流程、不必要的工具、不用的機器、損壞的產品、文件和紙張。

1.區分需要和不需要的物品。
2.將不需要的物品從工作場所中移除。
3.丟掉從未使用的物品。
4.目前沒在用的物品,存放起來。
5.移除工作場所中多餘的物品,包含零件、存貨、私人物品、工具、儀器、設備使用紅色標籤去除不需要的物品。
6.多數人需要的物品放置在公共區域。
7.安排人員整理及管理公共區域。
8.個人需要的物品放置在個人工作區域。
9.整理工作區域。

何謂整頓

歸類或整齊基本上是與效率有關,譬如你要的東西多久可以拿到,以及多快可以放回去。如果只是隨便的歸類,就不會有很好的效率。
因此要分析為什麼拿東西和歸位要花那麼長的時間,也要分別和常用與不常用的人研究,再定出每個人都明瞭的制度。倘若每個人可以快速取得物品,工作流程會有效率、工作人員也有生產率。
歸類是要將所有東西都就定位,此後要固定在那個地方。
經常使用的東西要放在隨手拿得到的地方,所有項目都要標識清楚以方便找尋。
工具、物品或物料放在正確的位置、要慎選與工作的關聯性和使用者操作的方便性,每一個品項要放在妥善保管的地方,保管地點必須要標示,能夠輕易辨識出此處所放的物品。

有一個歸類的例子,就是將東西分層放置,而不是一起塞進抽屜而已,使每個人都很清楚的看到有那些東西在使用中,用完後也方便放回去。

目標:
需要的物品可以很容易找到、放置和取得。
先進先出 (FIFO)
節省空間和時間。

原則方針:
有空間放置每件物品,每件物品有其歸位。
工具和使用指引手冊放在接近使用處所。
存放區設計入口要寬廣、長度要淺短。
存放區的擺放要延牆壁放置以節省空間。
物品放置要面向走道可以方便取放。
將類似的物品放在一起,不同的物品放在不同的層列。
不要將物品堆疊在一起,儘可能使用架子或隔板分開。
使用小盒子來整理小的物品。
使用顏色以快速找到物品。
清楚標示每項物品和存放區﹝可以明顯辨識﹞
使用透明的套子或層板利於辨識。
使用特別設計的推車來整理特定機器所需要的工具、夾具、量測工具等。

何謂整掃

清掃的基本信念是“每一個人都是守衛”,清掃包含工作場所清理的煥然一新。也就是說清掃必需是從上到下,從董事長到管理的員工,都要身體力行。
不論是在辦公室或是在公司裡,應規劃出個人負責的清掃區域。工作場所每一區要安排一位或一組人員來清掃。無一處沒整理乾淨。每個人要以訪客的眼光來看工作 場所,讓人覺得乾淨留下美好印象。規劃時很重要的是,所指定的區域要很清楚,沒有不清楚或沒有指定的區域。除非每個人都由衷的負起責任,否則你所做的規劃 將寸步難行。

開始執行清掃行動時,有些公司會將地板先遮蓋住,再將機器和牆壁上漆粉刷,使整體環境看起來更清潔,一旦經過重新清掃整理,大家就不會讓機器漏油到地面 上,如果有也會馬上清除,如果繼續漏油,負責的員工也會自問為甚麼會這樣?並想辦法解決,如此一來,機器修理後會做的更好,工作場所也會常保乾淨,走路也 會更加安全。

清掃不只是工作場所而已,還要擴展到公司外面;不只是辦公室而已,還要包括公共區域。
每位員工都要訓練到以「別人的眼光」為自我要求的標準,別人會怎麼想?別人來看這地方的感覺會如何?也要教育員工定期檢查工具和裝備,隨時留意改善工作場所的方法,絕不可以說「已經做的很好了」。

目標:
清掃乾淨以確保舒適安全的工作場所。
清掃乾淨以明顯識別,減少找尋時間。
清掃乾淨以確保較高的工作和產品品質。

原則方針:
使用除塵工具去除堆積在套子或設備上的塵土,避免及減少髒污。
檢討髒污的原因,並推動減少髒污源的計劃。
機器和桌子的邊腳、電源線以套子蓋住,使灰塵可以很容易、快速的清除。
操作者清掃自己的機器和工作場所,進行基本的維護。
維持每項事物乾淨以確保正常準備狀態。

何謂整潔

5S的第四步驟或清潔,有些翻譯成「標準化清潔」。包含個人要能訂定出量測和維持清潔的標準。 清潔是反覆不斷的保持前面的三個 S :整理、整頓和清掃。因此它包含了個人的清潔區域與公司內外環境的清潔,強調的是使用『視覺管理』的技巧。實施清潔要從個人清潔做起。創新與視覺管理是用 來達到與維持此境界的二大法門,也唯有達到標準化的清淨,才能在必要時迅速完成任務。

顏色標示和週遭環境顏色的搭配,要能夠突顯出來,以方便辨識。個人要接受訓練運用五官來辨別異常,並即時修正。 顏色管理不只是用來分類而已,也可以用來創造更愉快的工作環境。時下有很多員工喜歡白色或較淡色的工作衣,原因就是此類衣物較容易顯示髒,是工作場所乾淨 程度很好的指標,可以知道何時該做 5S 了
員工都應該有保持乾淨和整潔的習慣(從本身做起)。以下是員工在實施清潔時,一些可以做的事情:

1.用過破舊的或過剩的東西要拿掉。
2.要注意噪音、氣味、光線、電線、紙屑和其它會影響工作環境的因素,以創造一個安全的環境為主要考量
3.檢查東西是否放在合適的地方。
4.聆聽平常工作流程中的聲音,隨時注意是否有異常的雜音出現。
5.確定每樣東西都有地方放,也放在合適的地方。
6.穿上安全的工作衣,並使用安全的裝備。
7.減低垃圾量並珍惜寶貴的資源如油、空氣、蒸氣、水和電。

何謂紀律

5S最後一個步驟是「教養」,意謂「紀律」 紀律的目的是使事情能正確的執行,重要的是養成良好的工作習慣。訓練每一個人都知道該做什麼,也讓每一個人都有機會練習。破除不良的習慣並養成好習慣。
「教養」意指持續維持紀律與實施前面4S,並把他視為生活方式。
「教養」強調消弭壞習慣及維持好習慣。真正的教養一但養成,個人就會隨時隨地自願性的維持清潔與紀律,而不用藉管理手法來提醒。
自我訓練是很重要的,因為它能超越管教所能達到的境界。
如果員工都只是做經理所交代的事,那麼經理就可能要一再的提醒,才可能把一件事情做好(請回想小時候媽媽叮嚀你整理房間的情形﹞。相反的,如果能自我要求、自我訓練,至少會持續每天該做的事,基本上,自我訓練會讓員工「遵守公司的規定」。

計劃如何落實

5S 與其它品質活動或推動污染防治一樣,要最高領導者的認同,公司裡上上下下每一個人都要參與,絕不是公佈施行就能落實。要確實擬定計劃,不同的機構有不一樣 的計劃。要注意的是避免“依樣畫葫蘆”,一味的抄襲。落實 5S 最好是緩慢的逐步進行,因為落實 5S 是一項大工程,通常需要 1-2 年的時間,太過積極躁進的話,肯定會扼殺計劃,有些公司會一個部門一個部門或一樣一樣的推展。

在剛開始實行 5S 時,要先找出並確認會防礙計劃進行的因素,並評估有那些工具是完成 5S 必備的,如特殊的刮刀、告示牌、指示標幟與所需的數量等。
在持續執行 5S 當中,必須將觀念提昇到預防或預測的模式,例如機器方面,可以先修理損壞的部份,進而防止機油的外漏,再進一步以電腦軟體系統管理,此時,甚至可以提出更換機器或改變製作流程。
為了協調先期的工作,公司經理與廠區的一些員工應成立一個督導小組。為了能順利的推行 5S ,也要讓瞭解成立小組目的的人來輔導﹝促進師﹞,最好是會解決問題與善於拿主意的人。督導小組要接受5S的訓練,一旦先期工作完成,接者就要準備好落實 5S 的計劃 。

落實

5S 可以用不同的方式來實施,然而,按照 PDCA 的流程會相當有效:
籌組計劃委員會﹝PLAN﹞
針對每個S發展計劃﹝PLAN﹞
公開性的宣佈開始5S計劃﹝DO﹞
提供員工訓練和教育的機會﹝DO﹞
選定一天每個人打掃自己的工作區域﹝DO﹞
選定一天每個人整理自己的工作場所﹝DO﹞
評估5S的結果﹝CHECK﹞
自我檢查和採取正確行動﹝ACTION﹞

在這個階段管理者要為 5S 背書,也要確定落實的日期,最好是該單位已經過了一段較長的適應期,或給予一段預定完成計劃的時間。
以狀況模擬來訓練5S促進師,對計劃的落實有很大的幫助,促進師不應該是5S督導小組的成員,而且執行單位每一個成員都要熟悉5S技術與整個落實計劃。
開始實施 5S 之前可以先照像,再和實施後做比較,以顯示實施後的進步。公司也要建立獎賞制度,以鼓勵員工施行5S。如果是很多部門一起實施 5S ,可以發獎金給落實最好的單位。

開始實施5S時要強調整理﹝有規劃﹞,包括不用的東西要丟掉,必要時也可以改變工作流程,如將工作站與機器重新擺過,所以應該允許員工有權改變工作流程,使工作效率更好。總之,5S小組要確定實施計劃後,所做的改變是使工作效率更好。

接者是歸類﹝整齊﹞方面,每樣東西都要標示清楚且放置定位,所有零件和工具都要放在員工拿得到的地方。就工作流程而言,也要很容易可以歸回原位,也要讓員工有時間適應新的擺設。5S小組要確定歸類後,並沒有使整理方面退步。
最後該單位已準備好進入清潔的階段,工作區要清潔,牆壁與機器要粉刷上漆,地板要看起來乾淨又明亮,地板可以漆上指示的線條,並漆上機器放置的地方。5S小組可以將重新清潔過的區域拍照,以肯定每個人的努力成果。

下一個步驟是標準化的清淨活動,這是使用視覺管理技巧的時候,可以從組成視覺管理小組開始,此小組要有一個專屬的地方開會,可以回顧目前品質指標推行的狀況,可以公佈訊息,可以做為私人面談的場所,可以展示團隊的象徵與成果。
影像方面的記錄應表現出做事的標準方法,以確保新進的與資深的員工都能做出一致的結果。此一影像的指標也可以顯示出實際的“ 得分”,也就是實際上所達到的,可以和公司所要求的目標相比較。同時也要讓這些資料透明化,一旦事情有偏差,監督單位與員工立刻可以看到,並鼓勵他們自動 的找出解決的方法,而不需要靠責備的方式。

接下來,5S 小組可以把焦點放在教育訓練,沒有教育就無法維持一致性的品質標準,安全又潔淨的產品,防治污染,以及流暢的工作。5S做的越好,員工就越能遵守生產的標準、流程和規定;否則,就越會發生錯誤、損壞和意外。

然而,要是以權威的方式來教育的話,常常無法持久的做下去或做的好。應該要用鼓勵的方式推動,使人由衷的願意遵守規定,因為工作場所的規定,實際上是規範 大家的,唯有卓越的領導,帶領大家共同參與才能達到,並非靠命令或處罰可以做到的。落實5S可以帶領員工將簡單的事情做對,以此為基礎,才能將公司逐步的 發展為卓越的公司。

保存記錄

在落實 5S 計劃時,不只是將結果記錄下來而已,重要的是將遇到的問題、採取的對策和結果,忠實的寫下來。唯有將過去的經驗一一記錄下來,人們才會感覺到進步,才會感 覺到隨時間的消逝,所做的努力和改善。5S 督導小組應將這些資料做成一覽表,每次開會都可以隨時參考與檢討。保存資料的方式包括照片、影帶、檢查表單和成立史料館,提醒人們改變前後的差別。整個計 劃完成後,可以將所有資料保存在史料館。 這些保存的資料,也可以讓 5S 督導小組溫習,作為下一個部門 5S 計劃的參考。

訓練

5S 活動的主旨是在清除廢物,使工作環境持續的改善,剛開始的時候,組員可能會覺的有很多項目需要 5S ;繼續施行後,還會發現另外還有需要 5S 的項目,這些項目可以有系統的加以解決,只要一次考慮一個問題,解決一個問題,組員會知道這些問題是可以一一解決,不是無法處理的。

有幾種訓練 5S 的模組,包括認知的訓練、簡要的處理方法、促進師訓練和系統性推廣等。推廣訓練可使用遠距教學﹝如互動式的CD-ROM﹞和實際上課的方式,教學的重點是在訓練的過程中,要有良好的互動。
5S 基本上是要訓練人們自己思考和解決自己的問題,如果不是靠自己完成的都不算是真的進步﹝也就是說,靠別人幫助的永遠是長不大的小孩﹞,讓員工瞭解如何維持也是很重要的,所以學習如何使用電腦畫圖表也是很重要的,有些公司甚至會花錢訓練組員有關流程控制的分析和統計。
有趣的是員工越會解決問題,就越會提問題。在執行5S計劃時,圖解流程是很好的工具,可以由此找出改善的方法。
訓練也要包括召開全部門或全公司性的大會,這樣才能向大家報告施行的成果,也可以藉此激勵員工。經由想法與資訊的交換,這種大型的會議可以讓大家持續保有「新鮮感」,也可以彼此相互學習。

評估

就像很多事情一樣,5S 很容易流於常規的活動而已,5S 的確需要持之以恆,每天注意這些常規的細節,不要認為 5S 所佔的工作比重很小,想把它省略掉,這是錯誤的觀念,因為一旦累積起來,後來就會影響很大。
工作場所的評估與其它相關的評估,是要讓每一個員工都感受到施行5S後美好的改變,使大家攜手共進,盡早找出該注意的地方,以免日後演變成大問題。
基本上要設計一套大家共同參與的計劃,5S督導小組接受各部門的報告,各部門也要提供自己內部督導的情況,並向公司5S督導小組做建設性的建議,也可以設計檢核性的工作表,來保存計劃進行的所有記錄。督導小組應擬定評估要項,用來評估全部計劃的進展。

有些公司在落實 5S 計劃時,會用到下列兩項技巧:訪查和觀摩。訪查是到各部門走走看看,並指出該部門的問題,類似「巡查式的管理」,不過訪查的人不一定是管理階層的人,他們只要知道看什麼,並有權指導該單位應改進的地方即可,也就是說,重點在知道要問什麼問題。
觀摩是一個有類似問題的單位,對另一單位提供建言,這種方式的好處是,彼此有機會交換意見,並相互學習。5S評估的最終目的就是落實 5S 計劃,達到全面品質提升的理想環境。

維持 5S

許多機構在早期推行5S時會回復到舊的推動方式,有些機構則能維持5S計劃多年。什麼是區分成功與失敗5S計劃的因素?第五個S代表「維持」,如果實施完整,5S計劃將會延續。成功維持5S有三項要點:要委身、高階主管支持、有量測成效:
一.委身:第一個要點是要做到每一個S,當有一些顯著的成效時,有人會說「我們只想要推行3個S,不打算推
行全部 S」,「教養」是教導人員有擔當、激勵榮譽心和堅持準則的態度。

二.高階管理者的支持:第一和第二要點是相關聯的。如沒有高階主管的支持,單靠個人委身不可能推動5S計劃。
所有員工必須確信該機構已在做 5S 計劃。一種方式是每季進行 5S 訪查,高階主管檢查每一工作場所 5S 情況,給予員工建議與支持。另一種展現高階主管支持的有效方法是高階主管授權和參予 5S 的晉級。5S 晉級的方法包含:

1.指定5S推動日:選定每月或每季一天強調全院5S活動。
2.標語口號:選擇與5S有關的標語口號,張貼在全院的公共區域,實施5S成功的團隊發放印有5S標語口號的襯衫。
3.公開的宣佈:每月或每季宣佈﹝在所有員工集會時﹞,花些時間強調5S的重要。
4.研討會:邀請員工參加全年度的研討會,有些要和5S相關。

三.成效量測與獎勵系統:第三個要點是量測每個工作場所5S成效,建立獎勵系統,來獎勵推行5S成功的團隊。
推行5S計劃成功的醫院,透過每週監測查檢表和評分表來量測,監測的結果公佈在公
共區域,此創造出一個良性競爭的氣氛,並給予團隊不斷的激勵。此量測和競爭應該整
合在獎勵系統。

結語
要持之以恆的將這些簡單的事情做好,的確考驗者管理階層的決心,公司經常會發現,只能維持短暫的高標準,也就是說,一旦停止要求剛開始實施時的規定,員工在幾個月後,就回復以前的習慣。這時,公司通常會積極的想要帶領員工回到以前的標準,但是這些措施經常是無效的。
因此,最好是讓每一個人都參與這項新的課題,使其變成公司的常模,只要是異於常模就是不正常,也就是說,一旦員工接受整齊的觀念,就不會允許雜亂的工作環境。
如果沒有持續的巡視管理,是無法使新的常模推廣到整個公司的,也就是說,要經常的走動巡視,不是偶而想到才來看看。重要的是先建立共識,再鼓勵員工自動自 發的執行。先介紹基本的項目,讓全體員工成功的完成後,再逐步的提高標準。在落實 5S 計劃時,管理者要「起而行」。

實施 5S 主要有下列好處:
1.可以掌控整個工作樓層的情況,不只是員工的行為而已。
2.對公司而言,花費不多。
3.使員工的工作更容易,也更安全。
4.增進日常的工作效率,並且不斷的改善。
5.改善工作流程後,不但工作效率高,生產力也因此而提高。
6.鼓勵前瞻性的探討,使問題和浪費發生前,得以防範在先。
7.對於員工每天所面對的問題,提供實際的解決方法。
8.與公司的其它措施相輔相成,譬如全面的預防措施、限時生產、污染防治、創造安全的環境與努力製造的風氣等。
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